10 базовых принципов выработки решения в команде

Внедрение этих принципов в вашей компании поможет сделать процесс выработки решений и их последующее внедрения более результативным, эффективным и комфортным. А также окажет благоприятное действие на корпоративную культуру вашей компании.

  1. Зафиксируйте проблему, которую хотите решить.
  2. Сформируйте рабочую группу из людей, которым предстоит внедрять данное решение: реальных исполнителей, а также экспертов, обладающих знаниями по данной проблеме. Если экспертов нет внутри вашей компании, пригласите их извне. Внедрение решения, выработанное вашими сотрудниками с участием приглашенного эксперта, будет гораздо вероятнее внедрения решения, предложенного самым лучшим и дорогим из экспертов без учета особенностей компании и без согласования с исполнителями. Включите в команду людей,  разных по своему стилю, подходу к решению проблем. Не только людей, способных генерировать новое, но и тех, внимание которых сосредоточено на рисках, деталях. В этом случае решение будет глубже проработано.
  3. Если вы не планируете руководить группой самостоятельно и хотите делегировать полномочия по выработке подчиненному, назначьте руководителем группы сотрудника, которому предстоит внедрять выработанное решение в работу — лицо, обладающее реальными полномочиями, а не просто человека, который кажется вам компетентным.
  4. Уделите время тщательной формулировке задания для рабочей группы. Хорошее задание должно отвечать на 5 вопросов:

Зачем? Что? Как? Когда? Кто?

Зачем? Для чего мы все это делаем? Какова цель работы? Что вы хотите получить в результате работы команды?

Что? Что именно нужно сделать и что не делать в процессе выработки решения?

Какие шаги необходимы в процессе выработки решения? Особенно важно внимательно отнестись к этому вопросу, когда вы, как руководитель, впервые делегируете руководство группой  подчиненному. Вам необходимо определить горизонт делегирования. До какого этапа вы готовы делегировать рабочей группе под руководством данного лица деятельность по выработке решения? Раскрою этот вопрос чуть подробнее. В процессе выработки решения группа последовательно проходит 6 шагов.

  1. Диагностика проблемы
  2. Формулировка задач
  3. Формулировка критериев хорошего решения по задачам
  4. Выработка решений по задачам
  5. Составление плана реализации
  6. Разработка поддерживающих мероприятий

Если вы делегируете решение проблемы впервые, ограничьтесь этапами 1 и 2. Далее ознакомьтесь с результатами и, в случае удовлетворенности, делегируйте следующие этапы. Это позволит Вам сохранять контроль и избежать разочарования от того, что выработанное решение окажется некачественным.

Как?

Запишите в задание группы, если в этом есть необходимость, какой бюджет вы готовы выделить на выработку и последующую реализацию решения.

Сформулируйте ваши рекомендации по выполнению задания, ответив на вопросы «Как делать», «Как не делать». Укажите другие важные для Вас критерии и ограничения. Чем тщательнее вы сформулируете свои  пожелания на старте, тем выше вероятность, что качество полученного решения вас удовлетворит.

Кто?

Если вы делегировали руководство группой подчиненному, спросите, чья помощь необходима ему для качественной выработки решения. Включите в группу этих сотрудников. Руководствуйтесь тем, что в группу должны входить люди, обладающие реальными полномочиями, властью помочь или помешать последующей реализации, а также экспертизой по проблеме.

Когда?

Укажите в задании, к какому сроку должно быть выполнено задание? Сколько времени участники  могут уделять выработке решения. Учитывайте, что в группах по выработке важных решений участвуют преимущественно менеджеры компании. Если они потратят на выработку решения много   времени, решение рискует оказаться слишком дорогим.

  1. Распределите роли в рабочей группе. Важно, чтобы роль руководителя группы и роль ведущего выполняли  разные участники. Дело в том, что фокус внимание определяет поведение человека. Руководитель группы должен быть сконцентрирован на содержании проблемы, на выслушивание точек зрения участников, на принятие промежуточных и финальных решений. А ведущий уделять максимум  внимания организации процесса, сохранять нейтралитет, не участвовать в обсуждении в качестве генератора идей, внимательно слушать и фиксировать все результаты обсуждения.
  2. Договоритесь о правилах работы в команде, выработав их в совместном обсуждение. Далее контролируйте  выполнение правил по ходу работы. Методология Адизеса рекомендует для контроля правил выделять одного из участников группы, сосредотачивая его внимание на административных аспектах. Таких как организация помещений, оповещение отсутствовавших участников о проделанной работе, контроль выполнения домашних заданий и др..
  3. Перед каждой встречей проводите планерку по согласованию повестки работы на встрече в составе руководителя группы, ведущего и администратора. Это необходимо, в первую очередь для того, чтобы время участников группы использовалось максимально эффективно.
  4. Тщательно следуйте, выбранной вами  методике  выработки решений.
  5. Визуализируйте ход обсуждения на флипчарте или экране. После каждой встречи рассылайте участникам итоговые протоколы.
  6. Начинайте и заканчивайте встречу обменом чувствами. Адизес называет эти процессы «разморозкой» и «усилением». Данные ритуалы помогают участникам настроиться на обсуждение и плавно перейти  к другой работе. Также они дают Вам бесценную обратную связь о  впечатлении  участников от участия во процессе.

В следующих материалах мы продолжим рассказ о преимуществах выработки решений в команде, а также расскажем о разнообразие его инструментов.

Дарья Молчанова

Posted in: