В своей работе мы любим применять простые, но эффективные инструменты. К таким инструментам относится методика «Защита функций». В отличие от классической организационной диагностики, этот инструмент позволяет существенно сэкономить время на проведение интервью с руководителями компаний-заказчиков и трудозатраты на проведение исследований, а следовательно – деньги наших клиентов. Еще одним неосязаемым, но очень важным результатом проведения защиты является быстрое вовлечение руководителей в процесс изменений – поскольку они воспринимают изменения не как принесенные извне, а как собственные инициативы.
Структура методики
Инструмент включает в себя подготовительный этап, очное проведение «защит» и разработку предложений по улучшению по итогам защиты.
Первый этап – подготовка к защите функций
На этом этапе происходит адаптация методики к целям проекта и предприятия.
Следующий шаг подготовки к защите функций – это обучение руководителей подразделений, участвующих в процедуре. Руководители подробно знакомятся с методикой защиты функций, понимают, что на ней будет происходить, учатся заполнять формуляры на фактическом материале своих подразделений. Как правило, обучение занимает полдня.
И, наконец, финальным шагом подготовительного этапа является подготовка докладов к защите функций. С этой целью участники заполняют формуляры с описанием деятельности своих подразделений. Сначала следует общее описание структуры, целей и задач подразделения:
Далее подробно раскрываются бизнес-процессы, в которых задействовано подразделение. Важно, чтобы описание не было скопировано из положения о подразделении и должностных инструкций, которые нередко неактуальны, а отражало реальное положение дел.
Важным элементов при подготовке к защите функций является формулировка руководителем предложений по улучшению деятельности подразделения. При заполнении этого раздела руководители чаще всего сталкиваются с затруднениями. Однако, мы не видим в этом серьезную проблему, поскольку значительное количество предложений формируется непосредственно в ходе самой процедуры защиты функций.
Процедура защиты функций
Сама процедура защиты функций, как правило, занимает 1-1,5 часа. Очень важен правильный подбор участников: на защиту функций приглашаются руководители подразделений-«потребителей» результатов работы подразделения. Например, если «защищаются» производственные подразделения, то обязательно приглашаются представители службы качества и коммерческого блока.
В защите также участвуют руководители подразделений-«поставщиков» результатов (в примере с производственниками, их «поставщиком» будет Служба закупок) и подразделений, выполняющий сквозные поддерживающие и контролирующие функции (HR, финансы и внутренний аудит могут присутствовать на всех «защитах»).
Ключевым фактором успеха процедуры является правильная модерация. Модератор должен не только выполнять традиционные для этой роли функции: контроль времени и пресечение непродуктивных или не относящихся к повестке дискуссий, но и уметь выявлять зоны потенциальных конфликтов или сбоев во взаимодействии подразделений для того, чтобы процедура защиты функций не превратилась в формальное мероприятие. Для этого от модератора требуется понимание специфики и технологии предприятия и/или отрасли. При этом наиболее целесообразным мы считаем приглашение стороннего модератора, который занимает нейтральную позицию ко всем участникам процедуры и может задавать «неудобные» вопросы, не оглядываясь на сложившиеся взаимоотношения между руководителями и формальные или неформальные авторитеты.
В ходе процедуры целесообразно вести протокол, в котором фиксируются принятые решения и поручения, с указанием ответственных и сроков.
Разработка предложений по повышению эффективности процессов
На завершающем этапе происходит доработка подготовленной ранее информации с учетом обсуждения на защите функций и формализация предложений и решений, принятых в ходе защиты функций. Таким образом, в результате завершающего этапа предприятие получает план мероприятий, в который включаются как направления, в которых можно найти резервы для дальнейшего повышения эффективности, так и конкретные действия, приводящие к нужному результату за короткое время (так называемые «быстрые успехи»).
После проведения защиты вся методика процедуры и Книга функций остается у заказчика, что позволяет использовать этот инструмент уже без участия консультантов. Более того, ряд компаний уже внедрили у себя данную процедуру на регулярной основе и ни одно организационное изменение не осуществляется без защиты.
Мы рекомендуем проводить процедуру «Защита функций» не реже одного раза в год, например, в ходе ежегодного планирования и бюджетирования.
—
Автор: Кирилл Дятко, Руководитель проектов компании Costov.net
e-mail: Dyatko@costov.net